■ケリー グリーソン / だから、「仕事がうまくいく人」の習慣
-その差は、整理力・デジタル力だったのか篇 / PHP文庫

始めの三分の一は前作『なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣』の復習に
なっています。「未処理トレー」「保留トレー」「処理済みトレー」の
3 つのトレーを使う管理方法や、ハンギングファイルを使った管理方法など。
トレーシステムは、一時期試してみたのですが結局破綻。スペースの問題
かもしれません。机のものを減らさないとそもそもダメかも。ハンギング
ファイルの方はやる以前に現在のオフィススペースでは無理。

残りの章がデジタルの話です。

PC 内のファイルの整理・管理のしかたとして、実世界トレーに対応した、
「使用中」「参照」「保管」の３つのフォルダを作る、という方法が
紹介されています (前作でも紹介されてましたが)。
ファイル管理方法を模索している方は試してみるのも良いかもしれません。
私個人としては別のファイル管理方法 (近いうちに雑文で紹介します) で
ここ何年かやってきて順調なので、なるほどと思うだけです。

PIM について 1 章さかれていて、本格的な PIM ソフトをすすめています。
私のオフィスの PIM 利用状況は、Web ベースのスケジューラを使ってい
て、部員のスケジュールの共有や会議室の予約ができるようになっている、
といった具合です。このスケジューラ、他にもいろいろと高度な機能があ
るのですが、結局ホワイトボード的なシンプルな機能しか使っていないで
すね。仕事内容が定型化しにくいと、高度な機能はかえって使いにくい？

この章では、PC 上で常に PIM を開いたままにしておくことが推奨されて
いますが、現状の私の環境では無理です。
重めのソフトがいくつも立ち上がっていたり、印刷するときにメモリ不足
になるので他のソフトを落したりする必要があったりするので。

そのかわりに、と言うわけではないですが、PC の隣に紙のカレンダーを
貼って使っています[2003-12-12-2]。これには予定がある日付に簡単な単
語・記号を書いておくだけです。詳細は先程の Web スケジューラを見る、
という使い方です。常にスケジューラ (PIM) がディスプレイの全面にあ
るようなものですね。拡張ディスプレイ、かな。あと胸ポケットサイズの
スケジューラも使っていて、これも紙のカレンダーと同様な使い方です。
それほどきっちりとした予定が多くないのでこれで十分機能しています。

PIM についてなるほどと思ったところを引用：

PIM を使ってみて、途中で投げ出した人はたくさんいる。
だがよく見てみれば、PIM を放棄した人の多くは、もともとローテクの
書類の整理システムすらうまく使いこなしていなかったのだ。(p.146)

結論としては、この本で推奨されている方法は現在の私の仕事スタイルで
はあまり役に立たないかと。