たつをの ChangeLog : 2021-02-09

メモです。

とある学会（一般社団法人）の理事（財務担当）をやっています。
今年はコロナの影響で集合しての会計監査が難しく、オンラインでの開催となりました。
詳細は別途内部資料（引き継ぎ書など・外部非公開）にまとめていますが、ここでは概要だけメモ。



オンラインでの監査会を開催。

• 監事2名、財務担当理事2名、事務局（経理などさまざまな事務作業を学会が委託している）の2名の6名で zoom で開催。
• 事前に事務局から監事・理事に決算資料（会計ソフトのExcelアウトプットなど）を送付。
• 監事が、確認したい証票書類をいくつか指定。事務局側がスキャンして送付、またはオンライン監査会当日に画面で共有。
• zoom 上で仮の承認を得る（監事・理事の異論がないことを口頭で確認）。

決算書類の署名捺印リレー。

• 例年の監査では監事と理事がその場で署名捺印して終わる。
• オンラインの場合は、署名捺印が必要な書類を監事・理事がリレーしていく。
• 事務局から書類送付スタート、理事、監事とまわってまた事務局へ戻す。
• 私は最初だったので以下の書類が送られてきた。
  • フォルダー1: 署名捺印対象の書類、2番目の方へ送るためのレターパック封筒と説明書き
  • フォルダー2: 3番目の方へ送るためのレターパック封筒と説明書き
  • フォルダー3: 4番目の方へ送るためのレターパック封筒と説明書き
  • フォルダー4: 事務局へ送るためのレターパック封筒と説明書き
• 署名捺印して、決算書類とフォルダー2,3,4をレターパック封筒へ入れて郵送